Começou ontem (20/03) e vai até sexta-feira (22/03) o treinamento em gestão documental a servidores da Justiça Federal do Paraná (JFPR) que atuam na atividade. O curso, realizado em Curitiba, é promovido pela Divisão de Documentação e Memória (DDOCM) a 28 inscritos, dentre servidores e estagiários das seções de Gestão de Autos Findos e de Autos Digitalizados, dos Arquivos e das subseções judiciárias do interior do Estado.
A gestão documental é a atividade que organiza a documentação processual e administrativa das instituições, garantindo a preservação do acervo histórico permanente e eliminando grandes massas documentais repetitivas e sem representatividade histórica.
A eliminação de processos físicos já arquivados, porém, só pode ser realizada após cumprida a temporalidade determinada em norma legal (tempo mínimo nos arquivos, que varia conforme cada tipo de ação). A eliminação também é precedida de rigorosa análise documental, retirada de peças fundamentais à compreensão do processo e publicação de edital de ciência de eliminação, em que advogados e partes têm o prazo de 45 dias para eventual requisição de guarda particular dos autos antes de sua efetiva fragmentação. Os valores do papel gerado são revertidos a entidades filantrópicas.
Outra atividade da gestão documental compreende a digitalização de autos físicos para tramitação eletrônica e a eliminação dos físicos digitalizados, também cumprindo requisitos de observância da integralidade e qualidade das imagens e publicação de editais de ciência de digitalização e eliminação.
Como a legislação pertinente passou por alterações, há novos servidores indicados para atuar na gestão nas Subseções, e a pandemia acabou por desestimular a tarefa, a Divisão avaliou que seria fundamental reunir o grupo para repassar novas orientações e trocar experiências sobre a atividade.
O treinamento está sendo ministrado pelas servidoras Ariadna Carraro Deon, de Cascavel, e Claudimari Rossi Kerne, da Seção de Digitalização e Gestão de Autos Findos Digitalizados.
Dentre os assuntos abordados estão as alterações determinadas pelas Resoluções 324/CNJ e 714/CJF e as novas tabelas de classes e assuntos, estabelecidas pelo Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME/CNJ, principalmente com relação às classes e assuntos de guarda permanente, e peças processuais também de guarda permanente. A Resolução 469/CNJ, que estabelece diretrizes e normas sobre a digitalização de documentos judiciais e administrativos do Poder Judiciário, também será analisada no treinamento.
“Além disso, vamos analisar quais processos estariam aptos à eliminação, procedendo a uma criteriosa investigação no processo físico, respondendo ao check list do CNJ e, posteriormente, alimentando o sistema e-proc-SIAPRO com os dados coletados. Também estudamos as fases necessárias para que se proceda a uma eventual expedição de certidão narratória de processos eliminados, cuja responsabilidade é dos setores de Gestão Documental”, explica Ariadna.
Já a servidora Claudimari Kerne apresenta os critérios fundamentais a serem observados na confecção e acompanhamento dos editais de eliminação de processos físicos digitalizados.
Texto: Divisão de Documentação e Memória
O curso é promovido pela Divisão de Documentação e Memória ()
servidores e estagiários das seções de Gestão de Autos Findos e de Autos Digitalizados, dos Arquivos e das subseções judiciárias do interior do Estado participam da atividades ()
O curso termina na sexta-feira (22) ()
